Тайм менеджмент. @waiting_for и @action
Дмитрий ЖарийОпубликовано 26.05.2009 в О работе
Тяжелая, знаете ли, у тестировщиков судьба. Наверное, настолько же тяжелая, как и судьба менеджера среднего звена: куча запросов по почте, куча отчетов, куча событий и вообще куча вещей, за которыми нужно следить. И в основном, все то, что нужно делать, приходит по почте от вышестоящего менеджера или, напрямую, от заказчика, ровно как и другая куча хлама, которая превращает ваш (и мой) почтовый ящик в помойку.
Для меня всегда крайне остро стояли вопросы: что я буду делать сегодня, вот, прямо, после того как закончу этот таск, и что я буду делать завтра и в ближайшее время. Все очень просто, самый простой, и очень эффективный способ ответить на эти вопросы дан в книге Getting Things Done:
Создаем в своем почтовом клиенте две папки: @action и @waiting_for. И активно пользуемся клавишей “Delete”. (Собака в начале имени папок, это для того, чтобы они были с самого верха).
То, что необходимо сделать сегодня, должно находится в папке @action. То, что необходимо сделать завтра или в ближайшее время, или ожидает каких-либо благоприятных условий – помещаем в папку @waiting_for. И каждое утро (или вечер) перетаскиваем письма из @waiting_for в @action.
Все просто. Очень хорошо, если ваш @action при завершении рабочего дня будет настолько же пуст, как и Inbox. (Помните про активное использование клавиши «Delete»?). Но, если нет – тоже хорошо, ведь вы обеспечили себя работой на следующий день, если, конечно, эти оставшиеся задания морально не устареют за ночь 
Лично я для себя создал три папки: @waiting_for, @action и @notes. Все-таки есть мусор в Inbox, который удалить жалко и делать не нужно, именно его я и помещаю в @notes. Я настроил себе фильтры в Outlook, которые по ключевым словам @waiting или @action помещают письма в соответствующие папки. Очень удобно – если хочешь создать себе задание – просто напиши сам себе письмо. Что может быть проще? Все остальные письма я просто перемещаю в упомянутые папки.
Сколько «особо важных» писем находится сейчас в вашем Inbox? Больше сотни? У меня было около двухсот. Сейчас у меня их 3. И через минуту мой Inbox будет пуст.
А как вы расправляетесь с письмами?
Загрузка ...Понравилась статья? Подпишись на обновления по RSS/E-mail
У.Г.
Хм. По-моему, удалять письма всё-таки не стоит. В Gmail на такой случай есть функция Archive — мало ли, когда что может понадобиться.
Можно не удалять, а архивировать или перемещать в другую папку. Главное, чтобы письма не нужные сейчас не мозолили глаза в Inbox.
Тяжелая – согласен – но чертовски приятная
вообще-то, для таких целей сделанны фолоу апы в аутлуке. зачем мучится перекидыванием из папки в папку? все равно через неделю будет помойка. письма вообще никогда нельзя удалять.
а так статья ниочем. доу превратился в уг. даже раздел компаний.
ИМХО, подобным постам место в форуме, т.к. до статьи не дотягивает. куда редактура смотрит?
А хотя фраза
придает некое подобие. )
Gladimdim,
Да, я раньше использовал фоловапы для маркировки особо важных писем. У меня их было около сотни. Это не эффективно. Еще раз хочу сказать, что папку @action я использую для того, что я буду делать *сегодня*, @waiting_for – для того что планирую делать в ближайшее время. Фоловапы не дают такой функциональности, но я их использую для отметки важности письма.
Есть письма, которые можно удалить. Скажем, если идет какой-то thread переписки, то старые письма можно удалить, так как они уже есть в новых. Есть рассылки, которые вам особо не нужны. Некоторые письма, я перетаскиваю в @notes, если считаю их хоть более менее важными, и не хочу удалять.
Моя задача за день – освободить папку @action. Если я это сделал – то могу идти домой без угрызений совести по недоделанной работе.
Это ваше право судить «о чем» статья или «ниочем», мне этот простой способ очень помог, и использую его не одну неделю. Я просто хотел поделиться.
Redron, я соглашусь, что для статьи это не дотягивает. Но, мне кажется, что и на форуме моей заметке не место. Я называю это «заметкой», в принципе что-то среднее между статьей и топиком на форуме, ИМХО.
извините Дмитрий, но это не уровень статьи, а серая банальщина. Я конечно понимаю, что у тестеров лейтмотив “чем больше тем лучше”, но в данном случае “лучше меньше, да лучше”
Заметка неплохая. Кроме “фишки” организации работы с электронной почтой, было бы неплохо описать еще несколько тезисов практического тайм менеджмента.
Frenzy Delirium,
>> Я конечно понимаю, что у тестеров лейтмотив “чем больше тем лучше”, но в данном
>> случае “лучше меньше, да лучше”
Какая все таки хорошая фраза. У тестеров лейтмотив действительно “чем больше тем лучше”, и на то у нас есть свои причины. Но, в разумных приделах, конечно больше, и чтобы действительно было лучше
.
На счет “лучше меньше, да лучше”, ну нет. Не согласен. Я хочу, чтобы ресурс обновлялся. По крайней мере, каждый день по одной заметке или статье. Сейчас, лично для меня, планета и статьи – это самое интересное что есть на ДОУ.
Вашу критику, Frenzy Delirium, на счет серой банальщины, я принимаю, тем более что, судя по оценкам и комментариям, не только вы так думаете. Но, кроме критики, также предлагаю, написать свою статью, когда, конечно, будет желание и вдохновение, чем вы безусловно подтвердите знание технологий, указанных в вашем профиле. Мне бы было интересно почитать новую статью/заметку по каждой указанной вами технологии/ОС/ЯП.
Чего только не придумают пользователи аутглюка, чтоб удобней с ним было работать. GMail – наше все.
PS А скажите, как вы с цепочками писем поступаете?
Попробуйте SenderOK:
1. Сортировка почты – по важности на основе вашей переписки. Т.е. письма от самого себя имеют статус VIP, письма от ваших коллег/начальника имеют статус Important, рассылки – Routine. То, что программа не смогла отсортировать – имеет статус No priority. Это по умолчанию – все можно изменить, например временно вашему заказчику поставить VIP, а потом – Routine.
2. “Умная” нотификация о приходе писем – т.е. можно указать программе что говорить нужно только о VIP письмах, остальные пусть молча тихо попадают в почтовую базу, не отвлекая вас от дел.
Есть ещё “фичи”, но конкретно по разбору завала почты – это самые интересные.
Да, программа НЕ ломает вашу структуру папок – работает через виртуальные папки – т.е.можете по прежнему работать в привычном вам стиле, пока полностью не разберетесь с программой.
Поддерживает Outlook 2003/2007, из WebMail – GMail, HotMail, YahooMail.
Все бесплатно:
1. Посмотреть можно здесь:http://www.senderok.com/static/quick_tour.html
2. Скачать можно здесь: http://www.senderok.com/
P.S. Извините за саморекламу
Перепробовал несколько плагинов для аутлука, группировал письма по Subject, но желаемого эффекта по группировке цепочек, как в Gmail, добиться не смог. Сейчас то, на что мне нужно ответить (если не могу ответить сразу же), либо важную информацию переношу в отдельные папки. Пока что, это самый эффективный для меня способ.
Пользуюсь Автофокусом около 4-х месяцев (http://ifiremember.blogspot.com/2009/02/blog-post_20.html). Просто и гениально. Большинство писем я не удаляю, а просто сортирую в архив. Но папку @Reference держу всегда под рукой
До этого использовал GTD. Вернее использую GTD и сейчас, но только не на работе. Для тех, кто ценит свое время эта техника безценна. И кое-кому может даже изменить жизнь (в хорошую сторону)
Для любителей GTD и Outlook советую попробовать outlook-plugin Jello.Dashboard (http://sourceforge.net/project/platformdownload.php?group_id=253487).
блин, ну не знаю… настроил фильтры в громоптице и нормально себя чувствую…
таски – в календарь, если есть…. а вообще мы трэкеры юзаем, чтобы знать все таски, их майлстоны и дэдлайны…
почта – только для уточнения деталей
зы. насчет удаления писем, пусть даже из локальных ящиков – это неправильно, ибо если что-то сделано не так или было не так понято, всегда существует референс
DiGiTAL, нет, конечно две папки не заменят трекер. Мы тоже, юзаем трекеры. Но, есть таски не такие глобальные, которые туда просто не попадают, и решаться по почте. После того как завершил задачу – отписался и референс есть в папке “Sent”.
А на счет «глобальных» тасков, я просто выбираю из трекера все то, что буду делать сегодня, и шлю себе письмо. Когда сделаю – отпишусь в трекере и удалю свое письмо.
И на счет удаления писем, согласен, удалять все без разбору не нужно. Я если в чем-то сомневаюсь, то просто переношу письмо в папку @notes, главное, чтобы Inbox был чистым и не отвлекал кучей не разобранных писем.
Как расправляться с письмами – советую посмотреть небольшую лекцию про Inbox Zero concept : http://video.google.com/videoplay?docid=973149761529535925&hl=en или почитать тут: http://www.43folders.com/izero . Пользуюсь, помогает.
использую Xobni плагин. очень полезный найти цепочку писем (он сам всех их строит), найти аттачменты в переписке с конкретным человеком, а также найти письмо независимо от его месторасположения.
Письма удалять нельзя, их нужно переносить в папки, желательно по проектам, чтобы потом всегда можно было на них сослаться в общении с заказчиком (всегда нужно иметь аргументы на их попытки отказаться от собственных слов). Папку inbox однозначно нужно чистить.
PS. В твоем случае я бы переименовал @action в @today, более точно отображает смысл того, что ты добиваешься нею.
Все выше сказанное ИМХО, которое ни на что не претендует. Только по такому способу работает у нас в компании половина сотрудником, начиная с президента, всех устраивает. Таким же образом работают и продвинутые заказчики (лично видел).
IMHO, вариант с двумя папками прокатит, если ты сам себе задачи придумываешь и в день приходит не более 2-3 писем.
А удалять письма ни в коем случае нельзя… Особенно от заказчика
P.S. Честно говоря, на статью не тянет. Максимум – на заметку в блоге…