Дэвид Аллен, автор модной на Западе и набирающей популярность у нас концепции Getting Things Done написал об этом целую книгу (перевод) и разъезжает по миру с многочисленными конференциями. Я пытался взяться за книгу, но “ниасилил. слишком много букв” (c).

Тем не менее, здравые мысли в этой концепции присутствуют, их полезность не умаляется даже их очевидностью. Наиболее ценные вещи лично для меня: разделение между задачами и проектами и понятие next-action (текущей задачи) внутри проекта.

Полезность этих концепций в том, что они позволяют скрыть сложность задач реального мира за простым интерфейсом, в точности как это делают программисты, моделируя предметную область или же особо нетривиальный API.

Акцент на текущей (следующей) задаче помогает не задумываться над сложностью проекта в целом, которая сама по себе рискует ввести нас в ступор бездействия. Явное же выделение проектов позволяет эффективнее планировать и контролировать разделение времени между ними. Вот и все.
В качестве рабочего инструмента я используют WikidPad. Один из альтернативных вариантов: Getting Things Done с помощью Post-It Notes.